Тайм менеджменту или по технологии gtd. Система GTD, проверенная годами практики

Открою некоторые секреты эффективности в жизни и делах...

Небольшая шпаргалка как разобраться с делами и начать жить эффективно!

Дэвид Аллен лично приглашает на тренинг в Москве. Надо сказать что его книги распроданы тиражем более 2 млн экземпляров!
И его система действительно работает!

Ваша жизнь не будет прежней если вы познакомитесь с системой GTD!
Помню как находился под большим впечатлением от выступления Дэвида Аллена!

Мы хватаемся за тысячу дел, пытаясь попутно не забыть про бытовые мелочи, часто забываем о цели, но помним о неотвратимо приближающихся дедлайнах.

Порой страх перед лавиной задач буквально парализует мозг и наступают апатия, прокрастинация, депрессия. Работа в такие моменты движется медленно, кажется, даже курсор мыши еле ползёт по монитору.

Такая ситуация тем опаснее, чем больше человек работает в команде, особенно, если речь идёт о команде разработчиков.

Идея пригласить на нашу конференцию Дэвида Аллена была хоть и неожиданной, но неслучайной. Личностная, на первый взгляд, концепция GTD, даёт неплохие рекомендации для каждого разработчика в отдельности и процесса разработки в целом. Конечно, метод GTD не столь «заточен» под процесс разработки ПО, как agile, но тем не менее, способен его дополнить или стать первым шагом на пути перехода команды к гибкой методологии разработки. Какой же он, GTD для программиста?

Разделим применение принципов GTD в разработке на два блока: персональный, когда речь идёт об отдельном человеке, и командный, когда речь идёт о компании или группе разработчиков. В целом, принципы едины, но в команде их реализовать гораздо сложнее, поскольку гарантированно будут саботаж и сопротивление со стороны работников или тимлида.

Один в поле воин

Одна из основ метода GTD — принцип перемещения задач из памяти человека на внешний источник. Таким образом, мозг человека перестаёт заботиться о том, чтобы удержать в голове все планы, от незначительных до глобальных, а начинает концентрироваться на действительно важных на данный момент задачах и их выполнении. Кто-то говорит, что метод GTD эффективно использовать для высвобождения личного пространства и нахождения баланса между работой и, например, хобби или семьёй. Однако с точки зрения практичного разработчика GTD нужен, прежде всего, для соблюдения баланса между работой и… работой.

Программисты, системные архитекторы и менеджеры проектов непрерывно находятся в рамках нескольких приоритетов, задач или проектов. Часто обстоятельства исключают ведение одной задачи, поэтому нужно уметь быстро перестраиваться. Подобное метание от проекта к проекту нередко порождает стресс, но не тот, который возникает от нелюбимой работы, а стресс как физиологическое и эмоциональное явление. Чем выше уровень тревоги, тем сложнее справляться с поставленными задачами. Тут-то на помощь и приходит GTD.

Устанавливаем фильтры на список дел

Прежде всего, нужно установить ограничения, выбрав основное среди всех задач. Оставляя главное, вы высвобождаете время и силы и создаёте импульс для действий с гораздо меньшими трудозатратами, чем когда вы держите в голове все мелочи. Есть рутина, есть важные проекты, есть планы на будущее. При этом во всех перечисленных категориях есть главное. Чтобы его выделить, нужно выполнить несколько шагов:

• выбрать начатые, но не завершённые задачи;


• выбрать дела, вызывающие наибольшее беспокойство;


• выбрать дела, которые не хочется выполнять и которые всё время откладываются;


• выбрать рутинные дела, в том числе бытовые.

Как правило, основное находится первых трёх группах. Соответственно, первоочередное внимание следует уделить беспокоящим и незавершённым делам — ведь не даром точный перевод Getting Things Done — «довести дела до завершения».

Упорядочиваем коммуникацию

Неважно, фрилансер или программист, работает удалённо или в команде, он постоянно находится в поле коммуникации: звонки заказчиков, вопросы руководства, запросы пользователей и коллег, информационные сообщения от поставщиков SDK и проч… Эти коммуникации нельзя назвать малозначительными, но их нужно уметь грамотно обрабатывать.

• Перестаньте проверять e-mail каждые 5 минут — установите всплывающие оповещения, на которые можно глянуть краем глаза. Разместите почту по папкам и прочитывайте по мере актуализации в конкретный момент.


• Разделите все коммуникации по контексту: Skype, мобильные звонки, городской телефон, общение через почту и т.д… Отведите определённое время на коммуникацию внутри каждого канала.


• Проверьте рабочие и личные чаты. Возможно, если вам без конца пишет ваш новый сотрудник или задаёт одни и те же рабочие вопросы старый коллега, стоит попросить их подготовить вопросы, выделить время на общение и разъяснить все сложные моменты.


• Понаблюдайте за своим веб-браузером. Разработчики часто смотрят профильные темы на форумах или специализированных сайтах. Там их подстерегают интересные темы и обсуждения, не имеющие никакого отношения к текущей задаче. Лучше отложить чтение действительно интересной темы, воспользовавшись закладками в браузере или специальными утилитами для хранения ссылок (например, дополнение Pocket, которое можно также установить как приложение на мобильном устройстве и синхронизировать закладки).


• Заведите записную книжку и/или приложение, где вы будете записывать все задачи с метками срочности и важности. GTD для управления делами вводит понятия времени, контекста (места), действия. Чтобы правильно расставить приоритеты задач, представьте себе простой фильтр, как в Excel, например. Присвойте каждой задаче параметр времени (по часам или времени суток), места (дом, работа, улица, спортзал, магазин и т.д.). А затем разделите задачи примерно таким образом: «запросить комментарии к ТЗ — работа — 14:00» или «позвонить в шиномонтаж — улица — вечер». Для подобных записей существует много приложений: от планировщика заданий в Windows, который можно использовать для своих целей до Evernote, Rainlendar и тщательно прописанных напоминаний на смартфоне.

Уверенность в том, что у вас есть такой список, гарантированно снизит уровень тревожности и поможет сосредоточиться на решении каждой из задач.

Есть и более глобальная проблема, которая также затрагивает разработчиков любого типа занятости. Сегодня почти каждую неделю выходят новые инструменты, гайды, утилиты для разработчиков, то и дело появляются сообщения о новых версиях фреймворков, новых библиотеках и даже новых языках программирования. Вся эта информация вызывает чрезвычайный интерес профессионалов, а иногда даже увлекает и заставляет попробовать что-то новое (создать простое мобильное приложение, написать «Hello, world!» на Brainfuck или собрать новый опенсорсный проект). Выход один: распределять интересы по мере их значимости по отношению к текущим проектам, краткосрочным и долгосрочным целям. Фокусировка на одной задаче даёт возможность повысить личную продуктивность, освободить время и приступить к изучению новой информации.

5 шагов оптимизации

Метод GTD выделяет пять стадий работы над списком дел.

Сбор информации. Нужно собрать все задачи— просто взять и записать ручкой или в текстовый файл все свои рутинные, незавершённые, глобальные дела. При этом важно помнить, что, например, за задачей «Написать отчёт в Fast Report для ООО «Снеговик» скрывается несколько важных и требующих внимания подзадач: собрать требования с клиента, составить и утвердить ТЗ, запросить массив данных для тестирования отчёта и т.д… Необходимо записывать абсолютно все задачи — чуть позже вы их сгруппируете.
Обратите внимание не только на те проекты, которые есть в памяти, но и на те, которые находятся в компьютере — зачастую там не меньше хаоса, чем в мыслях. Стоит разделить файлы по папкам, соответствующим каждому проекту, отделить личные документы от рабочих.

Процесс обработки. Обработайте информацию по схеме, предложенной GTD: если что-то уже исполняется, нужно продолжить дело до конца, если можно сделать менее, чем за две минуты, сделайте сразу.

Классический алгоритм обработки по GTD

С точки зрения работы над ключевым для вас проектом важно учесть несколько нюансов.

• Отложить несрочные задачи, например, изучение непрофильных материалов, никак не связанных с текущей работой.


• По возможности делегировать задачи, например, коллегам или фрилансерам. Если вы быстро и эффективно пишете код, но не очень хорошо справляетесь с задачами создания сайта, рекламы или дизайна, обратитесь к профессионалам. Даже, если это ваш собственный проект, вложение в чужую качественную работу быстро окупится.


• Научиться говорить «нет». Это, пожалуй, один из самых сложных навыков: всегда найдутся десятки знакомых, у которых слетела Windows, закралась ошибка в код, требует прошивки Android и молит о джейлбрейке iPhone. Эти небольшие задачи отнимают массу времени. Если не хотите портить отношения, найдите несколько доступных мануалов в Сети и отправляйте страждущим ссылки.

Организация списка. После того, как пройдены два первых и самых сложных этапа, необходимо организовать работу с задачами. Тут можно воспользоваться простым правилом: разделить время на недели, в конце недели пересматривать список и создавать новый. Все задачи стоит разделять по срокам выполнения и приоритету. Для ведения задач можно использовать любое из понравившихся приложений: это и мобильные OneNote и Evernote, и Asana, и Redmine, и Google Календарь, и проч…

На этом этапе главное — уделить много внимания работе с текущим или несколькими проектами. Для этого можно воспользоваться ассоциативными картами (mindmap), которые отразят все этапы работы в виде наглядной структуры-карты, в соответствии с которой вы будете продвигаться по проекту. Для создания mindmap существует множество платных и бесплатных приложений с интересными фичами. Нам нравится удобный, бесплатный и русифицированный , в котором мы и создали примерный вид незавершённой карты, не претендующей на истину:

Часть 1

Часть 2

Не стоит делить задачи на простые и сложные, нужно выполнять всё по порядку, тогда и время будет распределено рационально.

Ревизия сделанного. На этом этапе необходимо отметить сделанное, проанализировать причины провалов, создать план на следующий этап (например, неделю).

Собственно действие. Выполнять задачи следует исходя из наличных ресурсов: сил, времени, места выполнения, а также установленного приоритета. Если для быстрого решения задачи вам не хватает какого-то ресурса, который появится позже, постарайтесь перенести задачу на момент появления средства её лучшего исполнения. Например, если вы занимаетесь доработкой десктопного приложения и для внесения части изменений требуется обновлённая и ещё не купленная вашей компанией, но запланированная к покупке в ближайшее время SDK, вносите те изменения, которые можно сделать в текущей версии, а задачу по остальным изменениям внесите в папку или файл с задачами на будущее. Безусловно, поиск путей решения задачи имеющимися средствами раскрывает вас как профессионала, но требует больших и не всегда оправданных затрат вашего времени и сил.

Вот несколько советов, как использовать принципы GTD, если вы разработчик в команде или работаете самостоятельно.

• Планируйте свой проект изначально, а не по ходу работы, дробите его на решаемые подзадачи.


• Выделяйте отдельные этапы работы над проектом и проставляйте метки важности и срочности выполнения работы.


• Доводите каждую задачу до конца, не оставляя её на потом. Даже, если вы знаете только длинный путь решения задачи, решите её. В ходе дальнейшего рефакторинга можно будет избавиться от неоптимального решения.


• Периодически пересматривайте списки задач с целью ревизии выполненного и изменения планов.


• В один момент времени сосредоточьтесь на одной задаче — так вы сэкономите время и силы.


• Выделяйте время на каждый этап и уделяйте ему максимальное внимание: на сбор требований, на разработку, на unit-тестирование и проч..

GTD нельзя внедрить одним днём — сперва появляются какие-то отдельные элементы, затем формируются правила, наконец, появляется привычка и ощутимый результат. Главное — не останавливаться. Кстати, неплохо, если вы сможете перенести часть своих навыков в GTD на команду, с которой работаете — это может значительно оптимизировать работу внутри компании.

Один в поле не воин

Несмотря на то, что GTD, как правило, нацелен на отдельного человека, он применим и к команде, в которой важно уметь определить видение проекта, цели, обозначить проекты и распределить зоны ответственности. Тем более, что во многих организациях уже существует и успешно используется, пожалуй, самая близкая к логике GTD сущность — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта очень точно отражает потребность проекта в ресурсах, задачи и подзадачи, примерное время выполнения каждой задачи, даты старта и окончания работ по задаче, этапы выполнения проекта, которые могут стартовать только после окончания предыдущего этапа и высвобождения требуемых ресурсов.

Однако зачастую все труды по составлению диаграммы ресурсов и занятости оказываются напрасными. Увязывая GTD с разработкой ПО, о диаграмме Ганта отлично написал Роберт Пик, евангелист GTD и CTO консалтинговой компании Дэвида Аллена, который руководил техническими проектами и понимает тему едва ли хуже самого CEO:

«Я видел столько времени, энергии и денег, канувших в сложные диаграммы Ганта, которые были уничтожены по первому щелчку пальцев руководителя. Любую компанию, делающую ставку на АВС-коды приоритетов и жёсткие узды для программистов для того, чтобы остаться в арьергарде разработки ПО, ждёт горькое разочарование».

Он же раскрывает суть концепции. Дело в том, что она направлена не столько на планирование, сколько на умение вернуться к точке срыва. Поясним подробнее. В жизни любого человека и любой команды случаются моменты, когда они отходят от намеченных целей и вся деятельность погружается в хаос. Это может происходить как по внешним причинам, так и по причинам, связанным с отдельными внутренними воздействиями: временной сменой курса развития проекта, появлением нового инвестора с новым видением, перерывом на сверхсрочную работу (например, подготовку к выставке). Задача GTD в команде — легко вернуться к точке, в которой пришлось отойти от плана работы и продолжить действовать в прежнем режиме.

«Mind sweep (очистка памяти, очистка ума — прим. пер.) составляющая GTD, достаточно проста, Дэвид (Аллен — прим.пер.) зачастую упоминает её как своего рода дамп памяти для «психической оперативки». Это как будто вы периодически сверяетесь со своим собственным мозгом, чтобы увидеть то, что удерживает ваше внимание, вытащить и посмотреть на это. Это как будто вы собираете эти списки возможностей (проекты и следующие действия), которые служат вам подстраховкой для уверенности в том, что всё, что вы делаете, вы делаете правильно и в сочетании с правилом двух минут (если ты можешь что-то сделать менее, чем за 2 минуты, сделай это — прим. пер.) и мышлением, нацеленным на следующее действие, даёт вам статический слепок вашего рабочего состояния, с помощью которого вы сможете легко вернуться к тому моменту, когда вы прервались».

В команде разработчика есть четыре основных действия, которые сами по себе выступают как элементы командного GTD.

1. Регрессионное тестирование — тестируются уже исправленные участки исходного кода, а также работоспособность функциональности, связанной с изменённым кодом. Как часть экстремального программирования, оно иллюстрирует GTD с точки зрения повторяемости, ревизии и однозначности действий.


2. Работа с документацией — создание и тестирование документации позволяет как раз перенести важные знания и задачи на бумагу. Их не нужно держать в голове ни пользователям, ни тестировщикам, ни разработчикам — в случае необходимости можно обратиться к документации и уточнить неясный момент или найти ответ на вопрос о работе программы.


3. Рефакторинг кода — процесс улучшения кода без изменения функциональности. Приверженцы экстремального программирования проводят периодический рефакторинг с целью улучшения производительности программы, её понимания и читабельности кода. Есть компании и команды, которые избегают рефакторинга. В большинстве случаев это связано с опасениями, что изменения в коде приведут к краху в в системе. Как правило, такой подход приводит к косности и устареванию программы.


4. Мозговой штурм. Процесс, который в той или иной форме происходит в любой команде. Это как раз сбор информации и идей. В ходе мозгового штурма и по его итогам могут также создаваться ассоциативные карты mindmap.

В большинстве случаев программист на работе выполняет гораздо больше задач, чем обычное написание кода. Более того, чем больше у него опыта и квалификации, тем больше разнородных задач на него возлагается. В какой-то момент наступает кризис, когда обязанности и обязательства начинают тяготить работника и значительно снижают его продуктивность. Очевидно, что с этим можно и нужно бороться, причём не директивными методами и репрессивными мерами, а с помощью GTD, который нацелен на эволюционное изменение подхода к работе. Многочисленные отзывы тех, кто пробовал этот метод, рассказывают о значительных сложностях в начале и не менее значительных успехах в итоге процесса. В конце концов, говорят, что привычка формируется за 21 день. Почему бы не попробовать?

P.S.: Бесплатно послушать онлайн-выступление автора метода GTD Дэвида Аллена и задать ему вопросы можно будет в рамках конференции 17 ноября (вторник) в 19:15 МСК. Он расскажет о подходе GTD к решению проблемы информационной перегрузки и поделится результатами последних исследований в области человеческой продуктивности.

Согласно последним исследованиям в области продуктивности («Productivity Scan»), проведенным Life Architect, применение методологии GTD позволяет повысить личную продуктивность и эффективность как минимум на 20%.

GTD® доказала свою эффективность как для личного пользования, так и для организаций, работающих в самых разных сферах. Она успешно применяется как ТОП-менеджментом, так и новыми сотрудниками компаний, входящих в ТОП-50 списка Fortune.

Когда дел накапливается очень много, появляется желание поскорее их разобрать. Гора дел давит психологически, это факт.

Самый очевидный и простой способ разделаться с кипой дел - начать планомерно, ежедневно их выполнять.

Стандартный механизм:

1. Записать все предстоящие дела
2. Раскидать в календаре по дням
3. Приступить к выполнению

Если вы хотите значительно ускорить выполнение дел - воспользуйтесь достижениями тайм-менеджмента - науки об управлении временем. Тайм-менеджмент позволяет специальным образом организовать рабочее время, чтобы успевать сделать в больше задач за единицу времени.

Системы управления временем

Система управления временем - это набор правил, которые определяют, как нужно организовать работу, чтобы трудиться с максимальной продуктивностью.

Существует несколько десятков систем управления временем.

Наиболее распространённой считается система GTD (расшифровывается как Getting Things Done - «доведение дел до завершения»).

Как привести дела в порядок по GTD

Основное преимущество GTD заключается в простоте применения.

Алгоритм действий лёгок для понимания. Давайте рассмотрим его подробно.

1. Запишите все дела, идеи, заметки
Поместите их в одно место. Оно называется «Входящие». Это может быть лист бумаги, лоток для документов или, что удобнее всего, хранилище в компьютерной программе.

2. Возьмите первое дело.

3. Ответьте на вопрос: «С этим что-то можно сделать?»
Если нет, то поместите либо в папку «Справочные материалы», либо в список «Когда-нибудь/может быть», либо попросту выбросите в корзину.
Если да, то переходите к следующему шагу

4. Ответьте на вопрос: «Это элементарное действие?»

Если нет, то распишите эту задачу на подзадачи и поместите получившийся план в отдельную папку (проект).

Если да, то переходите к следующему шагу

5. Ответьте на вопрос: «Это можно выполнить за 2 минуты?»
Если нет, то тут возможны 3 варианта: поручите задачу другому человеку, назначьте на определённый день в будущем, поместите в список «Сделаю, как только найдётся время».
Если да, то выполните эту задачу и переходите к следующей из папки «Входящие» (шаг 2)

После того, как список «Входящие» будет разобран, переходите в созданные проекты и начинайте разбирать задачи внутри них.

Если в процессе работы появляется новое дело или идея - запишите её в список «Входящие». В конце дня этот список должен быть пустым.

Специализированные программы

Существуют специализированные программы, которые предназначены для использования методики GTD.

Такие программы позволяют записывать предстоящие дела, распределять их по папкам (проектам), а также поручать отдельные задания.

Какую программу выбрать

Одной из лучших программ для GTD является ЛидерТаск.

ЛидерТаск содержит инструменты, позволяющие использовать GTD систему по максимуму.

Как использовать Getting Things Done в ЛидерТаске

1) Создайте систему проектов

Добавьте проекты:

• «Входящие»
• «Справочные материалы»
• «Текущие проекты»
• «Когда-нибудь/может быть»
• «Сделаю, как только найдётся время»

GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Наш читатель Олег Бондаренко делится своей проверенной годами GTD-системой организации дел и всей жизни. Не секрет, что мы знаем про GTD и подобные механики почти все, но редко долго способны ими пользоваться. Уверены, что история успеха на этой ниве вам будет интересна.

Входящие задачи, идеи, мысли делю следующим образом:

• Что можно спихнуть сразу на другого исполнителя, сразу спихиваю. Добавляю задачу-напоминалку «Проверить исполнение».
• Что можно сделать прямо сейчас за 5-15 мин. Сажусь и делаю.
• Что требует большего времени или не может быть исполнено прямо сейчас. Сюда же относятся задачи-напоминалки типа «Проверить состояние проекта ХХХ». Сразу вбиваю в список задач на телефоне или Google Tasks — все синхронизируется.
• Что интересно и может быть перспективно. Скидываю кучей в Evernote. Примерно раз в неделю пересматриваю, сортирую по блокнотам. Что-то вырастает в задачи.

Подробнее по 3-му пункту.

Для успешного ведения списка задач необходима жесткая формализация, минимизация затрат по управлению и получению данных. Достигается это следующим образом.

Каждая задача имеет структурированное наименование вида: Проект | Объект | Действие

Проект – это крупная группировка задач, сокращенный код типа ДОМ, ОФИС, КЛИЕНТ1, … По каждому Проекту должно быть в среднем 1-10 задач. Если задач по Проекту стабильно больше, выделяю часть в дополнительный Проект. Таким образом, группировка задач всегда одноуровневая. Как показала практика, более наглядная группировка задач в виде многоуровневого дерева на самом деле излишне трудоемка и снижает мотивацию по эффективному пользованию системой.

Поиск задач по Проекту выполняется базовыми функциями: поиском или сортировкой – мой любимый способ.

Объект – это предмет или человек, над которым необходимо произвести действие. Здесь все просто.

Действие – элементарное действие, которое необходимо совершить над Объектом.

Другой наиважнейший момент: каждая задача содержит дату исполнения . Если вы не уверены на счет срока задачи, ставьте текущую. Если вы поставите текущую дату и ни чего больше не предпримете, завтра задача будет в списке просроченных и вам придется принять по ней решение. Например, убрать в заметки о жизни.

Иногда по некоему Проекту вырисовывается список задач, сроки и последовательность исполнения которых на данный момент не ясны. В этом случае завожу общую задачу вида: Проект Задачи. В комментариях перечисляю список задач. Со временем ситуация становится яснее, что-то вычеркивается, что-то исполняется, что-то вырастает в отдельную задачу. В любом случае, даже по такой групповой записи я определяю дату – когда необходимо к ней обратиться и провести ревизию.

И последнее. На моей практике примерно 50% задач не исполняются (или не могут быть исполнены) на выбранную дату. Многое зависит не от меня. Задачи типа «Проект состояние проверить» вообще являются длительными и требующими периодического внимания. Что-то уточняется и дополняется. Такие задачи постоянно переносятся на более поздние даты. Это нормально (в этом, кстати, огромный плюс электронных органайзеров). Ручной труд по переносу сроков полезен и в том смысле, что, бывает, наталкивает на важные мысли.

«Принимайте решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело - а не тогда, когда оно требует аварийного завершения».
Дэвид Аллен

GTD - один из методов тайм-менеджмента, разработанный консультантом по управлению временем и автором одноименной книги Дэвидом Алленом. В переводе на русский он означает «Как доводить начатое до конца» (Getting Things Done).

Главный принцип GTD говорит - человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, а должен всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредотачивать непосредственно на выполнении каждой отдельно взятой задачи.

Модели Дэвида Аллена

Обычно управление временем начинается с распределения акцентов и выделения наиболее важных дел. Аллен предлагает несколько иной поход, утверждая, что главное место в тайм-менеджменте должны занимать контроль и видение. Исходя из этого, он предлагает 3 основные модели:

• Первая - это управление рабочим процессом. Она призвана контролировать все задания и состоит из следующих этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее на каждом из них мы остановимся несколько позже.
• Вторая - модель обзора работы, состоящая из шести уровней, каждый последующий из которых есть более широким и глобальным, нежели предыдущий. Сюда он относит: текущие дела, текущие обязанности, круг обязанностей, ближайшие 1-2 года, ближайшую пятилетку и всю жизнь в целом. Аллен считает, что один раз в неделю человек обязан анализировать свои достижения на каждом из уровней, только в этом случае он получит целостную картину происходящего.
• Третья - по его словам необходимая далеко не всем - это естественный метод планирования. Она состоит из 5 стадий: определения целей и принципов, видения желаемых результатов, мозгового штурма, организации и принятия решения, о том, каким должно быть последующее действие.

Дэвид Аллен утверждает, что все проблемы, связанные с недостижением целей, появляются из-за неправильного планирования на самой первой его стадии - постановке задачи и определении шагов, необходимых для ее реализации.

Принципы, на которые опирается GTD

Сбор
Смысл этого принципа заключается в том, что все те мысли, которые «толпятся» у нас в голове следует фиксировать на каких-либо носителях. Для этого одинаково хороши и электронный органайзер, и диктофон, и простенький блокнот. Главное, освободить сознание от информации, которая не требуется в данный момент.

Кроме того, все записи стоит пересматривать, как минимум один раз в неделю, дабы подтверждать их актуальность и вносить необходимые коррективы.

Обработка
Обрабатывая информацию, следует помнить, что любое действие, занимающее не более 5 минут, должно быть выполнено незамедлительно. Приступать к работе лучше всего с верхушки списка, двигаясь далее по порядку.

Согласно составленному Алленом алгоритму обработки информации, с каждым делом в списке можно сделать следующее: выполнить, передать на выполнение, отложить, оставить для справки, выкинуть или перенести в список вещей, к которым стоит вернуться позже.

Организация
Для того чтобы проконтролировать действия, которые следует выполнить, Дэвид Аллен предлагает применять набор списков:

• Последующие действия. Сюда заносят шаги, которые следует предпринимать по каждому элементу, принятому к выполнению. Допустим, есть элемент «Составить смету». Для составления сметы вам придется предпринять следующие шаги: связаться с коллегой и запросить данные по его отделу, узнать стоимость необходимых материалов и т. д.

• Проекты. Под проектом можно понимать любую цель, для достижения которой требуется совершить более одного последовательного действия. Проекты следует периодически пересматривать, дабы удостовериться, что их исполнение идет в нужном порядке.

• Отложенное. В ситуации, когда дело должно быть передано на выполнение или, когда его исполнению должно предшествовать другое событие, есть необходимость мониторить его время от времени. Это позволит не просрочить сроки его реализации.

• Когда-нибудь/может быть. Сюда относят дела, к которым вполне возможно вы надумаете вернуться при наступлении определенных условий.

Обзор
Составление списков и памяток не принесет должного результата, если не проводить обзор как можно чаще, а желательно и вовсе заниматься им каждый день. При этом следует выбирать первостепенную на данный момент задачу и немедленно приступать к ее выполнению. Не рекомендуется начинать работу с легких действий, избегая сложных. Таким образом, вы только усугубите ситуацию, накапливая ворох трудной работы. Оптимальным решением считается последовательное выполнение задач.

Действия
По словам Дэвида Аллена, следует более внимательно относиться к выполнению каждой задачи, а не к ее организации. В таком случае гораздо больше шансов довести все до конца, не прервавшись на середине.

Средства и приемы, помогающие завершать начатое

• 43 папки. Данный прием заключается в том, что на каждый рабочий день месяца вы заводите себе отдельную папку (итого 31 шт.) плюс создаете еще 12 папок по аналогии с месяцами года. В итоге у вас получается 43 папки, в которых и следует «складировать» планы на каждый конкретный день.
• Программное обеспечение для GTD. В современном мире без программного обеспечения уже не обойтись. Согласно методике Аллена оно включает: цифровое структурирование, мозговой штурм, и приложения для управления проектами. На сегодняшний день идеологию GTD поддерживают более 100 приложений. Среди них есть программы, написанные для различных платформ и устройств.

В данной статье принципы GTD изложены очень кратко, она не заменит вам книгу Дэвида Аллена. Статья призвана только вызвать ваш интерес к такому эффективному методу как GTD .